St. 云州办公室生成纸质记录和数字记录.
当创建的记录不再需要时会发生什么?
The state of Minnesota (M.S. 138.17) defines records as:
"Cards, correspondence, disks, maps, memoranda, microfilms, papers, photographs, recordings, reports, tapes, writings, optical disks, other data, information, or documentary material, 不考虑物质形式或特征的, storage media or conditions of use, 由州的官员或机构和县的官员或机构制定或接受的, city, town, school district, 根据州法律或与官员或机构的公共事务交易有关的州内市政分支机构或公司或其他公共权力机构或政治实体."
In addition, the state of Minnesota (M.S. 15.17) requires:
“国家的所有官员和机构……都应制作和保存所有必要的记录，以充分和准确地了解他们的官方活动……”
St. 澳门威尼斯人娱乐城是一所公共机构. 因此，它的记录是公开的，作为一个政府机构，必须设法提供透明度.
纸质和数字记录形式没有区别，两者都应该妥善管理.
Thanks to the University of Illinois, a flowchart and explanation (PDF)可以帮助办公室确定材料是否为记录.
In March 1977, the University Archives was established by St. Cloud State president Charles Graham. 格雷厄姆校长授权大学档案馆保管圣. Cloud State.
大学档案馆保存着圣. 通过保存和使用具有长期价值且不再被创建办公室使用的大学记录和出版物来澳门威尼斯人娱乐城. 它是关于大学课程的可靠信息来源, people, policies, and property.
University staff, faculty, and students, as well as the general public, 使用大学档案馆保存的记录中的信息.
大学档案馆不会保留所有纸张、照片、出版物等. that is created by an office. 大多数创建的记录不具有长期价值，不应转移到大学档案馆. The University of Illinois has a flowchart and explanation (PDF)，以帮助确定您所拥有的是否是记录以及应该如何处理它们.
为什么要长期保存记录呢? 确定记录的长期价值是一个开始. 永久保存这些记录是否有经济上的原因? An administrative reason? A legal reason? A historic reason?
如果您有不再使用的记录，并且不确定如何处理它们，请 contact the University Archives. 我们将帮助您确定记录的价值.
高校档案馆已发展到多个单位和全校范围 records retention schedules. What is a records retention schedule? 记录保留计划标识记录及其需要保留的时间段. Once the retention period is over, 这些记录可能会被销毁或转移到大学档案馆.
如果你的单位有兴趣制定档案保存时间表, please contact University Archives.
大学档案馆只接受对学校有长期价值的记录. Cloud State. 如果档案不需要永久保存，大学档案馆将不接受.
电子邮件已经成为工作场所沟通的支柱，包括在圣. Cloud State. 它易于编写和发送，立即适应当今繁忙的工作日程. 电子邮件已经取代了电话、个人互动和官方备忘录. But with its ease, there are costs. 电子邮件很容易保存，而且不需要占用物理空间来存储. 除了工作，它还用于许多其他目的. But when email use is so prolific, both for work and personal purposes, it can be a challenge to manage.
帮助办公室处理他们的电子邮件，并了解更多关于校园记录保留计划, 大学档案馆制作了12分钟 Adobe Connect presentation for guidance.
如果你认为你的办公室有记录要转交给大学档案馆，请 contact us before you do anything. 您认为可能具有长期价值的记录可能没有.
如果你办公室的记录有长期价值，那么大学档案馆就有 transfer procedures that must be followed for us to accept them. 通过遵循这些程序，它几乎可以立即访问您办公室的记录.
The University Archives requires:
You must also complete a records transfer form. 请填写“转办公室”栏.包括谁创建了记录，记录的范围，以及涵盖的时间段. 此外，还要注意是否存在任何“受保护”的信息. 在表格上签字，并在传送记录时一并发送.
Minnesota Historical Society